Werkdruk meten in je team: zo zet je een werkdrukmeting op

Als verdiepend onderzoek naar werkdruk en herstel binnen de paragraaf psychosociale arbeidsbelasting van je RI&E. Als nulmeting voordat je maatregelen neemt. En als evaluatie daarna, want daar zit het gat waar de meeste organisaties niets hebben liggen, terwijl de wet wel om monitoring en evaluatie van het plan van aanpak vraagt.

Die volgorde is niet toevallig. Meten voordat je ingrijpt kost weinig en levert je een vertrekpunt op. Zonder dat vertrekpunt kun je een jaar later niet aantonen dat er iets veranderd is, en dan blijft elke investering in werkdruk een kwestie van geloven in plaats van weten.

Een meting opzetten is één ding, en hem daadwerkelijk je organisatie in krijgen is iets anders. Dat laatste is waar dit soort voornemens meestal blijft steken, en het is de reden dat je van ons alles meekrijgt wat je daarvoor nodig hebt, meteen bij je aanvraag en zonder dat je erom hoeft te vragen.

Je krijgt een kant-en-klare aankondiging voor je medewerkers, waarin staat wat de meting is, waarom je hem uitzet, dat hij anoniem is en wat zij er zelf aan hebben. Je hoeft er alleen je eigen naam onder te zetten.

Je krijgt een tekst voor je ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, met de afspraken over anonimiteit erin en met een verwijzing naar de onderbouwing, zodat zij alles in handen hebben om er iets van te vinden.

Van elk team dat je opgeeft maken wij een eigen code en een eigen link, dus je hoeft alleen nog door te sturen naar de mensen die het betreft.

Halverwege de meetperiode gaat er automatisch een herinnering uit naar iedereen die de meting nog niet heeft ingevuld. Daar hoef je zelf niet aan te denken, en het scheelt aanzienlijk in de respons.

Wat er van jou overblijft is een keuze voor een periode van twee tot drie weken, één mail naar je mensen, en een half uur per team wanneer het rapport er ligt.

Bij een gewoon medewerkersonderzoek vult iemand een vragenlijst in en hoort er daarna niets meer over. Hier krijgt de medewerker direct zijn eigen persoonlijke uitslag te zien, met uitleg per onderdeel, een paar concrete suggesties voor die week en de mogelijkheid om het rapport naar zichzelf te mailen. Hij doet dus iets voor zichzelf, en het groepsbeeld is daarvan het bijproduct.

Dat is de reden dat de respons hoog ligt, en het is tegelijk de eerlijkste vorm: je vraagt mensen iets en je geeft er meteen iets voor terug. De meting wordt bovendien afgenomen door ons en niet door jou, buiten de gezagsverhouding om, en dat scheelt in wat mensen durven aan te kruisen.

Hieronder staan twee volledige voorbeeldrapporten van dezelfde fictieve organisatie, met dezelfde uitkomsten, zodat je precies ziet waar het verschil zit.

Bekijk een voorbeeld van het standaardrapport

Bekijk een voorbeeld van het rapport met duiding en aanbevelingen

Het rapport dat je terugkrijgt doet keurig wat de wet van je vraagt. Psychosociale arbeidsbelasting hoort in je risico-inventarisatie, de maatregelen die daaruit volgen moeten aantoonbaar geëvalueerd worden, en met een nulmeting en een her-meting heb je dat zwart op wit. Voor veel organisaties is dat de aanleiding om te beginnen, en dat is een goede aanleiding.

De werkelijke opbrengst zit ergens anders. Het rapport opent het gesprek over werkdruk en belasting binnen je organisatie, en dat gesprek komt er zelden uit zichzelf, omdat het bij een indruk blijft zolang niemand cijfers heeft en iedereen daar het zijne van denkt. Zodra er wel cijfers liggen is er een aanleiding die van buiten komt en die van niemand persoonlijk is, en daarmee is het onderwerp bespreekbaar geworden zonder dat iemand als eerste zijn nek hoeft uit te steken.

Omdat er per team een eigen rapportage is, kan bovendien ieder team het over zijn eigen werkdruk hebben. Dat is de grootste winst van deze meting. Werkdruk is bijna nooit een eigenschap van een hele organisatie, want hij zit in de manier waarop het werk binnen één afdeling verdeeld is, in de bezetting van één rooster, in de ruimte die één team krijgt om zijn eigen werk in te richten. Een organisatiebreed gemiddelde maakt precies die verschillen onzichtbaar en levert een uitkomst op waar niemand zich eigenaar van voelt. De cijfers van je eigen team, besproken met dat team, gaan wel ergens over, want daar herkent iedereen zich in en daar kan iedereen iets aan doen.

In de praktijk is dat een half uur per team. De leidinggevende laat zien wat er uit de meting komt, vertelt waar hij zelf van opkijkt en stelt drie vragen: klopt dit beeld, waar zit het volgens jullie in, en wat is het eerste dat we zouden kunnen veranderen. Meer is het niet, en het is meer dan de meeste organisaties op dit onderwerp ooit hebben gedaan.

Bij het rapport zit daarom per team een kort gespreksformat, met de cijfers van dat team, wat eraan opvalt en de vragen waarmee je het gesprek opent. Je hebt er geen begeleider bij nodig, want het is jouw team en jouw gesprek.

Eén meting is bovendien een momentopname, en het verschil tussen twee metingen is een resultaat. Daarom hoort er een her-meting bij na zes tot twaalf maanden, met dezelfde teams. Dan zie je of er iets verschoven is, en waar.

Dit is de vraag die werkgevers ons het vaakst stellen, en het is een terechte vraag: als uit de meting blijkt dat het met iemand slecht gaat, wat gebeurt er dan met die persoon? Jij ziet zijn uitslag niet, dus jij kunt hem niet opvangen. Wij weten niet wie hij is, dus wij kunnen hem niet bellen.

Wat wij wel doen, is zorgen dat hij op het moment zelf iets in handen krijgt. Iedereen ziet direct zijn eigen uitslag, in gewone taal, met uitleg per onderdeel en een paar concrete suggesties voor die week, en hij kan het rapport naar zichzelf mailen zodat hij het rustig kan teruglezen of aan iemand kan laten zien.

Wie hoog scoort, krijgt daarbij vier wegen aangeboden. Een gesprek met iemand die hij vertrouwt, thuis of op het werk. Een gesprek met zijn leidinggevende. Een gesprek met een coach of met ons. Een gesprek met de huisarts of de bedrijfsarts. Dat het er vier zijn en dat wij er maar één van zijn, is geen bescheidenheid maar de kern van de zaak, want een instrument dat de huisarts vóór zichzelf noemt, is het instrument dat mensen eerlijk invullen.

Bij het zwaarste beeld draaien we die volgorde bovendien om. Wie in de fase zit die past bij overspanning of burn-out, krijgt als eerste het advies om dit met de huisarts te delen, omdat die hem kent en hem aan de juiste zorg kan helpen. Ons eigen aanbod staat daar bewust naast en niet ervoor.

Voor wie de stap naar een gesprek moeilijk vindt, staan er voorbeeldbrieven en gesprekshulp klaar, zodat hij niet zelf de eerste zin hoeft te bedenken. Dat klinkt klein, en het is vaak precies het verschil tussen wel en niet beginnen.

Wat dit voor jou betekent: je kunt deze meting uitzetten in de wetenschap dat iedereen die hem invult er zelf iets voor terugkrijgt, en dat wie er slecht aan toe is naar echte zorg wordt gewezen.

Een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Betrek die dus vooraf; bij je aanvraag krijg je van ons een kant-en-klare tekst waarmee je dat kunt doen.

De meting die we gebruiken heet het Werkkompas. De vijf richtingen zijn stuk voor stuk herleidbaar naar gevestigd onderzoek: het Job Demands-Resources-model van Demerouti en Bakker, het demand-control-model van Karasek, het effort-recovery-model van Meijman en Mulder, het Nederlandse herstelbehoefte-onderzoek van Van Veldhoven en de kerndimensies uitputting en mentale distantie uit de gangbare burn-outinstrumenten. De indeling in vier fasen volgt de Nederlandse richtlijn van huisartsen en bedrijfsartsen, waarin overbelasting een proces in stadia is.

Lees de volledige onderbouwing, met de gebruikte modellen, de berekening, de bronnenlijst en een eerlijk hoofdstuk over wat we nog niet weten.

Bij die eerlijkheid hoort ook dit: de meting is geen volledige RI&E, geen erkend branche-instrument en zij is niet getoetst door een kerndeskundige. Zij gaat over werkdruk en herstel, en dus niet over ongewenste omgangsvormen, agressie, discriminatie of seksuele intimidatie. Zij komt naast je RI&E te staan en niet in de plaats ervan. Wie een getoetste RI&E nodig heeft, heeft die nog steeds nodig.

Bij de betaalde variant factureren we achteraf, bij het opleveren van het rapport, op basis van het werkelijke aantal ingevulde metingen. Je betaalt dus alleen voor wat er daadwerkelijk is ingevuld, en een tegenvallende respons kost je niets extra's. Vooraf hoef je niets vast te leggen over aantallen.

De vrije variant is niet uitgekleed voor je medewerkers, want die krijgen precies hetzelfde instrument en precies dezelfde uitslag. Het verschil zit in wat jij als werkgever terugkrijgt, en in het feit dat de betaalde variant rustiger van toon is: daar staat geen enkele verwijzing naar onze programma's in de uitslag, wat het voor sommige organisaties makkelijker maakt om het intern uit te zetten.

Bekijk een voorbeeld van het standaardrapport

Bekijk een voorbeeld van het rapport met duiding en aanbevelingen